Construir un edificio para biblioteca o archivo exige una planificación previa y muy calculada. Es fundamental que el bibliotecario o el archivero expongan lo más concretamente posible las necesidades específicas de su centro, enumerando los servicios que estos deben reunir, los puestos de trabajo previstos para cada uno y la relación que existe entre ellos, de forma que el trabajo se pueda desarrollar de manera lógica y escalonada. El profesional bibliotecario o archivero es el que mejor conoce el funcionamiento de los servicios, el volumen de las colecciones y las necesidades de los usuarios y puede, por tanto, sugerir la ubicación más adecuada de un servicio, la mayor o menor amplitud de un espacio en una zona determinada, y otros pormenores de este tipo. Sobre estos parámetros el arquitecto diseñará luego los planos que, una vez terminados, tienen que ser examinados minuciosamente por el bibliotecario o archivero, quien deberá saber interpretarlos y conocer la terminología más corriente empleada en arquitectura.
Es decir, en todo momento es necesario que exista una estrecha colaboración entre el bibliotecario o el archivero y el arquitecto, y no solo en la fase previa de planificación del edificio, sino durante el tiempo que dure la ejecución de la obra, por si se hubiera “colado” algún detalle inconveniente que se pudiera solucionar sobre la marcha.
Toda biblioteca o archivo que se planifique debe contar siempre con una serie de servicios característicos de cualquier establecimiento de este tipo y que requieren de una instalación adecuada. Tiene que haber unos servicios técnicos y administrativos, unos servicios destinados a los usuarios, unos depósitos para libros o documentos y unos espacios suficientes para garantizar la circulación fluida de los usuarios y del personal. Y no hay que olvidar, por supuesto, una serie de servicios complementarios que, aunque no son imprescindibles, resultan muy convenientes: salas de actos culturales (conferencias, exposiciones…), reprografía, taller de encuadernación y restauración, etc.