La adquisición es el acto en virtud del cual la biblioteca incorpora a su colección los recursos que previamente ha seleccionado. La compra es el procedimiento principal de adquisición y se puede realizar directamente al productor del recurso (autor, editor) o de forma indirecta (distribuidor, librero).
Un buen profesional de las bibliotecas debe realizar una compra perfecta, por lo que necesitamos conocer muy bien las fuentes de información sobre editores, distribuidores y libreros, evaluando periódicamente los costes, descuentos y tiempos de cada proveedor.
Actualmente se considera que las adquisiciones de material en una biblioteca es un proceso bibliotecario fundamental. Esto significa que deben ser gestionadas por personal bibliotecario. Hace años, sin embargo, se consideraban las adquisiciones como una rutina administrativa (realizar pedidos, reclamarlos y tramitar facturas), por lo que eran gestionadas por personal administrativo perteneciente a la biblioteca o bien por departamentos económicos externos a ella. Ha cambiado, por tanto, la idea que se tiene de este proceso y ahora hay más cercanía entre las adquisiciones y la catalogación. Así se simplifica el trabajo para todos y los plazos de procesamiento se acortan.
Los trámites administrativos que todos debemos conocer en relación al proceso de pedido son varios.
En primer lugar, se deben comprobar los datos bibliográficos de los recursos que van a adquirirse en catálogos y bibliografías, completándolos cuando sean insuficientes. También es preciso comprobar que el recurso en cuestión no ha sido pedido ya y mirar en el catálogo por si ya lo tiene la biblioteca. Crearemos registros bibliográficos (precatalogación, si es necesaria), de proveedores y de pedido. Procedemos ahora a enviar el pedido (orden de compra) al proveedor. También reclamaremos los pedidos atrasados.Cuando llegue el pedido debemos comprobar las facturas y albaranes de entrega con las obras y las fichas de pedido y, además, que todo el material esté en perfecto estado. Más adelante se produce la facturación definitiva por parte del proveedor, la tramitación de facturas y el pago de las mismas en las condiciones que se acordaron. Finalmente, las personas encargadas de realizar estos trámites enviarán las obras a proceso técnico, donde se procederá a su registro, sellado y catalogación.